Información fragmentada
Archivos, mensajes y correos contaban versiones distintas del mismo gasto.
Plataforma de operaciones · Diseño y desarrollo de producto
De hojas de cálculo dispersas a un flujo de gastos claro y controlado
Diseñamos una plataforma responsive que conecta empleados, gerentes, contabilidad y administradores desde el registro de un gasto hasta su aprobación, pago y análisis.
Empresa regional de servicios · Identidad confidencialCaso publicado con identidad y datos neutralizados
GastosResumen operativo
Este mesPendientes12
Aprobados38
Pagados$24,680
Gasto por proyecto
Retail LaunchOffice ExpansionClient Summit
Actividad reciente
AMG-000128Alex Morgan · Retail LaunchPendiente
JLG-000127Jamie Lee · Client SummitAprobado
TRG-000126Taylor Reed · Office ExpansionPagado
4roles operativos
1flujo centralizado
6–8semanas estimadas
480 hcapacidad anual modelada
* La capacidad estimada usa un escenario ilustrativo de 30 gastos semanales; no representa resultados auditados.
El contexto
El proceso creció. Las herramientas no.
Lo que comenzó como un archivo compartido terminó distribuido entre hojas, mensajes, correos y recibos. La empresa necesitaba mantener el contexto, acelerar decisiones y entender el gasto sin reconstruir la historia manualmente.
Una pregunta sencilla exigía buscar en varios lugares:
- ¿Quién registró este gasto?
- ¿Quién debe aprobarlo?
- ¿Ya fue pagado?
- ¿Dónde está el comprobante?
El reto
Cada solicitud generaba trabajo invisible.
Registrar el gasto era solamente el inicio. Después venían el seguimiento, la búsqueda del comprobante, la confirmación del aprobador, la actualización del estado, el pago y la preparación de reportes.
Aprobaciones lentas
No había una bandeja consolidada para identificar qué requería atención.
Visibilidad tardía
Presupuestos y reportes exigían consolidación manual antes de poder decidir.
La solución
Una sola fuente de verdad para todo el equipo.
Creamos un portal basado en roles donde cada gasto conserva sus datos, documentos, estado, proyecto y responsables durante todo el ciclo.
Registrar
El empleado documenta el gasto y adjunta evidencia.
Revisar
El gerente aprueba, rechaza y agrega contexto.
Pagar
Contabilidad procesa y respalda el pago.
Analizar
Dirección consulta presupuestos, proyectos y tendencias.
El producto
Diseñado alrededor del trabajo real.
Cada persona ve la información y las acciones necesarias para cumplir su responsabilidad, sin módulos irrelevantes ni dependencias innecesarias.
Registro y comprobantes
Formulario responsive, archivos vinculados y correlativo humano permanente.
Aprobaciones y observaciones
Bandeja centralizada, filtros y acciones claras según el estado.
Pagos y documentación
El expediente digital conserva soporte y trazabilidad contable.
Proyectos y presupuestos
Consumo visible por proyecto, categoría, empleado y período.
Reportes y búsqueda
Indicadores reutilizables con acceso al registro individual.
Usuarios y permisos
Experiencias separadas para empleados, gerencia, contabilidad y administración.
Antes y después
Del seguimiento manual a una operación trazable.
AntesDespués
Gastos en Excel, correo y chatUn portal para todo el ciclo
Estados comunicados manualmenteEstado visible para cada responsable
Recibos fuera de contextoDocumentos vinculados al gasto
Reportes preparados bajo demandaVistas y filtros reutilizables
Acceso definido por archivosAcciones y permisos según el rol
Modelo de impacto
Menos seguimiento. Más capacidad operativa.
Ajusta los supuestos para modelar la capacidad administrativa que un flujo digital podría liberar.
480horas de capacidad al año
$9,600de capacidad operativa estimada
Cálculo: gastos semanales × minutos liberados × semanas ÷ 60.
Estimación ilustrativa, no resultado garantizado. El impacto real depende del volumen, proceso y costo laboral de cada empresa.Tecnología
Una base moderna, segura y mantenible.
React ofrece una interfaz rápida y modular. Supabase conecta identidad, PostgreSQL, almacenamiento y funciones de servidor. Vercel y GitHub Actions sostienen despliegues y validaciones reproducibles.
ReactViteSupabase AuthPostgreSQLStorageEdge FunctionsVercelGitHub Actions
Seguridad por capas
- Sesiones y rutas protegidas
- Permisos por rol y políticas de datos
- Cada usuario solo puede consultar su propia información, nunca los datos privados de otros usuarios
- Operaciones sensibles fuera del navegador
- Documentos asociados a cada registro
Orbi Labs
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